Điều 18 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP: Chức năng phân loại, xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số

Điều 18. Chức năng phân loại, xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số

1. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện việc phân loại tài liệu lưu trữ số sau đây:

a) Phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ số theo phương án phân loại.

b) Xác định và phân loại hồ sơ, tài liệu theo mức độ sử dụng.

c) Cung cấp khả năng quản lý dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ, khối phông, sưu tập lưu trữ.

d) Nhận biết, xác định và cung cấp định danh cho hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ, khối phông, sưu tập lưu trữ, dữ liệu trong Kho lưu trữ số.

đ) Cho phép di chuyển hồ sơ, tài liệu giữa các danh mục trong quá trình phân loại.

2. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải có đầy đủ chức năng thực hiện việc xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ số sau đây:

a) Xác định và xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ số.

b) Đánh giá tuổi thọ của các tệp tin trên cơ sở tuổi thọ của thiết bị lưu trữ.

c) Đánh giá tuổi thọ của thiết bị lưu trữ đang sử dụng trong Kho lưu trữ số theo hao phí thời gian sử dụng.

d) Di chuyển dữ liệu giữa các thiết bị trong Kho lưu trữ số bảo đảm không xâm phạm tính toàn vẹn của dữ liệu.

đ) Bảo đảm tính xác thực của tài liệu lưu trữ số, dữ liệu số trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số.

e) Bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số, hồ sơ số, dữ liệu số trong thời gian lưu trữ tại Kho lưu trữ số.

g) Bảo đảm khả năng truy cập, xem, đọc, tải, in ấn tài liệu lưu trữ số, dữ liệu số theo thời hạn lưu trữ.

h) Tự động nhận biết và thông báo hồ sơ, tài liệu đến hạn thu nộp hoặc hết thời hạn lưu trữ.

i) Đánh giá lại hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

k) Hỗ trợ thực hiện lệnh vô hiệu hóa, sửa, xóa, cập nhật dữ liệu, tài liệu trong quá trình bảo quản.