Điều 16 Nghị định số 262/2025/NĐ-CP: Điều kiện thành lập và đăng ký văn phòng đại diện, chi nhánh trong nước của tổ chức khoa học và công nghệ

Điều 16. Điều kiện thành lập và đăng ký văn phòng đại diện, chi nhánh trong nước của tổ chức khoa học và công nghệ

1. Văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ trong nước được thành lập khi đáp ứng các điều kiện sau:

a) Việc thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh được quy định cụ thể trong điều lệ tổ chức và hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ;

b) Văn phòng đại diện phải có tối thiểu 02 người làm việc toàn thời gian có trình độ đại học trở lên; Chi nhánh phải có tối thiểu 03 người làm việc toàn thời gian có trình độ đại học trở lên, trong đó ít nhất 01 người có trình độ chuyên môn phù hợp với lĩnh vực hoạt động chủ yếu đăng ký; Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh phải có trình độ đại học trở lên và làm việc chính thức tại văn phòng đại diện, chi nhánh;

c) Văn phòng đại diện, chi nhánh có trụ sở chính tại Việt Nam với địa chỉ rõ ràng theo địa danh hành chính, có số điện thoại, địa chỉ thư điện tử liên lạc chính thức.

2. Tổ chức khoa học và công nghệ có trách nhiệm đăng ký văn phòng đại diện, chi nhánh tại cơ quan chuyên môn về khoa học và công nghệ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện, chi nhánh. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

a) Đơn đăng ký văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ theo Mẫu số 03 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này;

b) Quyết định thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh;

c) Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh;

d) Tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện về nhân lực và trụ sở của văn phòng đại diện, chi nhánh, bao gồm: Bảng danh sách nhân lực theo Mẫu số 04 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này; hồ sơ về trụ sở của văn phòng đại diện, chi nhánh theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 23 Nghị định này;

đ) Bản sao giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ của tổ chức chủ quản.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký được thực hiện như sau:

a) Hồ sơ đăng ký được lập thành 01 bộ gửi đến cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều này thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Đối với hồ sơ nộp thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến: Hồ sơ đăng ký phải sử dụng định dạng Portable Document (.pdf), sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 6909:2001), được ký số hoặc số hóa từ bản giấy, bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác các nội dung theo bản giấy;

b) Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, phải có văn bản thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung;

c) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện thẩm định và cấp giấy chứng nhận Văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ. Trường hợp từ chối, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh bản điện tử của cơ quan có thẩm quyền có giá trị pháp lý như giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh bằng văn bản giấy.

4. Tổ chức khoa học và công nghệ có trách nhiệm thực hiện thủ tục đề nghị thay đổi, bổ sung hoặc cấp lại giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh tại cơ quan đã cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh lần đầu trong các trường hợp có sự điều chỉnh thông tin đã đăng ký hoặc giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng, rách nát, sai sót thông tin.

a) Hồ sơ đề nghị thay đổi, bổ sung, cấp lại giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh bao gồm: đơn đề nghị thay đổi, bổ sung hoặc cấp lại giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh theo Mẫu số 05 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và tài liệu, hồ sơ chứng minh nội dung thay đổi hoặc bổ sung tương ứng với từng trường hợp như sau: Thay đổi tên của văn phòng đại diện, chi nhánh: Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh đáp ứng điều kiện quy định tại điểm b khoản 1 Điều này. Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc đổi tên văn phòng đại diện, chi nhánh. Đối với trường hợp thay đổi từ văn phòng đại diện thành chi nhánh, bổ sung tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện quy định tại điểm b khoản 1 Điều này. Bảng danh sách nhân lực theo Mẫu số 04 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này. Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh: Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh. Thay đổi về trụ sở của văn phòng đại diện, chi nhánh: Hồ sơ về trụ sở của văn phòng đại diện, chi nhánh theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 23 Nghị định này. Thay đổi, bổ sung lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện, chi nhánh: giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ của tổ chức chủ quản.

b) Trình tự, thủ tục thực hiện như sau: Hồ sơ được lập thành 01 bộ gửi đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh theo quy định tại khoản 2 Điều này, thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Đối với hồ sơ nộp thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến: Hồ sơ đăng ký phải sử dụng định dạng Portable Document (.pdf), sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 6909:2001), được ký số hoặc số hóa từ bản giấy, bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác các nội dung theo bản giấy. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh đã được thay đổi, bổ sung hoặc cấp lại. Trường hợp từ chối cấp, phải có văn bản thông báo nêu rõ lý do gửi cho tổ chức, cá nhân có liên quan. Mẫu giấy chứng nhận văn phòng đại diện, chi nhánh theo Mẫu số 06 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.