Điều 21 Thông tư số 05/2025/TT-BTP: Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

Điều 21. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

a) Sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33); sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34); sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35) (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử);

b) Sổ chứng thực bản sao; sổ chứng thực chữ ký; sổ chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật chứng thực;

c) Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-36); sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Cơ quan đại diện ngoại giao phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

a) Sổ yêu cầu công chứng; sổ công chứng giao dịch; sổ công chứng giao dịch điện tử (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử);

b) Sổ chứng thực bản sao; sổ chứng thực chữ ký; sổ chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật chứng thực. Cơ quan đại diện ngoại giao lập các sổ quy định tại điểm a, b khoản này theo các mẫu tương tự như các mẫu sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33), sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34), sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35) (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử) ban hành kèm theo Thông tư này, các mẫu sổ theo quy định của pháp luật chứng thực và điều chỉnh các thông tin về chủ thể, địa điểm, người ký, đóng dấu Cơ quan đại diện ngoại giao và các nội dung khác có liên quan để phù hợp với hoạt động công chứng, chứng thực của Cơ quan đại diện ngoại giao.

3. Việc lập, bảo quản, lưu trữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, lao động, lưu trữ, thuế, tài chính và các quy định pháp luật khác có liên quan.