Điều 23 Thông tư số 06/2015/TT-BTP: Sổ công chứng và số công chứng

Điều 23. Sổ công chứng và số công chứng

1. Sổ công chứng dùng để theo dõi, quản lý các việc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Sổ công chứng được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm; người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Sổ công chứng được lập theo mẫu, bao gồm sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và sổ công chứng bản dịch.

2. Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, kèm theo quyển số, năm thực hiện công chứng và ký hiệu loại việc công chứng (hợp đồng, giao dịch; bản dịch). Số thứ tự trong sổ công chứng phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước. Số ghi trong văn bản công chứng là số tương ứng với số công chứng đã ghi trong sổ công chứng.

3. Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc công chứng thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ công chứng. Định kỳ hàng tháng, tổ chức hành nghề công chứng phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ công chứng theo loại việc công chứng đã thực hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi sổ công chứng và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.