Điều 9 Thông tư số 09/2026/TT-KTNN: Nộp lưu hồ sơ kiểm toán

Điều 9. Nộp lưu hồ sơ kiểm toán

1. Lập danh mục hồ sơ

a) Mỗi Đoàn kiểm toán (theo Quyết định kiểm toán) lập một bộ hồ sơ kiểm toán và lưu theo năm kiểm toán (theo năm của Quyết định kế hoạch kiểm toán năm và Quyết định điều chỉnh).

b) Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán được lập và lưu theo từng năm thực hiện và chi tiết theo từng Đoàn kiểm toán.

c) Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán được tập hợp và lưu trữ theo từng lần giải quyết vụ việc.

d) Hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm: Tên tài liệu, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ (chi tiết tại Phụ lục I, II, III kèm theo Thông tư này).

đ) Trường hợp Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán có điều chỉnh (như: Dừng hoặc tạm dừng thực hiện kiểm toán...), danh mục hồ sơ được lập theo quy định đến thời điểm cấp có thẩm quyền cho phép điều chỉnh.

2. Thời hạn lập danh mục và nộp lưu hồ sơ

a) Hồ sơ Đoàn kiểm toán: Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán.

b) Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày kết thúc năm thực hiện.

c) Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán.

3. Trước khi nộp kho lưu trữ theo quy định, hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tại phòng/bộ phận trực thuộc đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quyết định và phải bảo đảm các điều kiện về an toàn, bảo mật theo quy định.

4. Chậm nhất 1 năm kể từ ngày Báo cáo kiểm toán được phát hành (đối với hồ sơ Đoàn kiểm toán), từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán (đối với hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán), hoặc 31/12 năm tiếp theo (đối với hồ sơ theo dõi thực hiện kiến nghị kiểm toán) đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp hồ sơ vào kho lưu trữ theo quy định tại Điều 10 Thông tư này. Trường hợp cần thiết giữ lại để phục vụ công việc thì thực hiện theo quy định tại Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

5. Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng quy định của Kiểm toán nhà nước. Trưởng Đoàn kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, phòng/bộ phận được giao theo dõi việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, phòng/bộ phận được giao giải quyết khiếu nại, kiến nghị trong hoạt động kiểm toán có trách nhiệm tổ chức rà soát, phân loại, lập danh mục và nộp hồ sơ theo quy định; việc nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Điều 13 của Thông tư này. Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán được tập hợp, lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Đoàn kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động Kiểm toán nhà nước được tập hợp, lưu trữ cùng hồ sơ theo dõi việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.

6. Đối với các hồ sơ, tài liệu có liên quan phát sinh sau khi hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo quy định, chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp và lưu bổ sung vào hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.

7. Việc số hóa, tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước. Các hồ sơ, tài liệu kiểm toán được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử nếu đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật và Kiểm toán nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.

8. Việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.