Điều 18 Thông tư số 10/2026/TT-BTP: Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hỗ trợ, tài trợ

Điều 18. Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hỗ trợ, tài trợ

1. Quỹ và chủ thể nhận hỗ trợ, tài trợ có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu liên quan đến dự án, nhiệm vụ, hoạt động được Quỹ hỗ trợ, tài trợ theo quy định của pháp luật về lưu trữ, kế toán, ngân sách nhà nước và quy định của Thông tư này.

2. Quỹ quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hỗ trợ, tài trợ như sau:

a) Trường hợp áp dụng phương thức khoán chi đối với dự án, nhiệm vụ, hoạt động, Quỹ quản lý, lưu trữ hồ sơ xét duyệt; quyết định hỗ trợ, tài trợ; hợp đồng và phụ lục hợp đồng; hồ sơ tạm ứng, điều chỉnh, nghiệm thu, thanh, quyết toán, thanh lý hợp đồng; hồ sơ kiểm tra, giám sát, đánh giá; hồ sơ hoàn trả, bồi hoàn kinh phí và các tài liệu khác có liên quan;

b) Trường hợp không thể áp dụng phương thức khoán chi đối với nhiệm vụ, hoạt động quy định tại Thông tư này, ngoài các hồ sơ, tài liệu theo quy định tại điểm a khoản này, Quỹ quản lý, lưu trữ bảng kê chi trả; chứng từ chuyển khoản, giao nhận tiền; hợp đồng thuê khoán, hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ và biên bản nghiệm thu, thanh lý; hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi theo thực tế.

3. Chủ thể nhận hỗ trợ, tài trợ quản lý, lưu trữ hồ sơ hỗ trợ, tài trợ như sau:

a) Trường hợp áp dụng phương thức khoán chi đối với dự án, nhiệm vụ, hoạt động, chủ thể nhận hỗ trợ, tài trợ quản lý, lưu trữ chứng từ kế toán và tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện, bao gồm: hồ sơ, tài liệu quy định tại điểm a khoản 2 Điều này được giao hoặc ký kết; bảng kê chi trả; chứng từ chuyển khoản, giao nhận tiền; hợp đồng thuê khoán, hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ và biên bản nghiệm thu, thanh lý và các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan;

b) Trường hợp không thể áp dụng phương thức khoán chi đối với nhiệm vụ, hoạt động quy định tại Thông tư này, chủ thể nhận hỗ trợ, tài trợ quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại điểm a khoản 2 Điều này được giao hoặc ký kết.

4. Khi đáp ứng điều kiện kỹ thuật, pháp lý và yêu cầu quản lý, lưu trữ, Quỹ thiết lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ thanh, quyết toán điện tử đối với dự án, nhiệm vụ, hoạt động được hỗ trợ, tài trợ; thực hiện kết nối, chia sẻ, đối soát dữ liệu với hệ thống của Kho bạc Nhà nước, cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, hệ thống kế toán, thanh toán và các hệ thống thông tin có liên quan theo quy định của pháp luật nhằm kiểm soát việc rút kinh phí, thanh, quyết toán và phòng ngừa, phát hiện trường hợp cùng một hóa đơn, chứng từ, sản phẩm hoặc nội dung chi được sử dụng để thanh, quyết toán nhiều nguồn kinh phí.

5. Hồ sơ, chứng từ, tài liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, trung thực, hợp pháp, hợp lệ, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, quyết toán và xử lý vi phạm.

6. Trường hợp hồ sơ, chứng từ, tài liệu có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước, bí mật công tác, bí mật kinh doanh, bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân hoặc bí mật khác được pháp luật bảo vệ thì việc quản lý, sử dụng, cung cấp, công khai thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.