Điều lệ công ty: những chỗ luật để các bên tự quyết

Điều lệ là văn bản quan trọng nhất trong đời sống nội bộ của một công ty, và cũng là văn bản bị làm qua loa nhất. Mẫu điều lệ phổ biến trên mạng chủ yếu là bản chép lại các điều của Luật Doanh nghiệp — nghĩa là nếu không có điều lệ đó thì kết quả cũng y hệt.

Giá trị thật của điều lệ nằm ở những chỗ luật viết "trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác". Đó là những chỗ pháp luật chủ động lùi lại để các bên tự thiết kế, và cũng là những chỗ mẫu điều lệ chép lại luật bỏ trống hoàn toàn.

Sáu điểm điều lệ thực sự tạo khác biệt

1. Tỷ lệ biểu quyết thông qua quyết định

Luật đặt tỷ lệ tối thiểu; điều lệ có thể nâng cao hơn cho những vấn đề quan trọng. Đây là công cụ bảo vệ thành viên thiểu số hiệu quả nhất.

Ví dụ thực tế: một người góp 30% muốn bảo đảm không bị áp đặt trong các quyết định sống còn — bán tài sản lớn, thay đổi ngành nghề chính, tăng vốn làm pha loãng — thì cách làm là nâng tỷ lệ thông qua cho riêng nhóm quyết định đó lên trên mức mà bên kia tự đạt được. Không ghi vào điều lệ thì tỷ lệ mặc định của luật áp dụng, và người 30% không có tiếng nói.

2. Chuyển nhượng phần vốn góp và cổ phần

Luật có quy định về quyền ưu tiên mua và hạn chế chuyển nhượng, nhưng điều lệ có thể thiết kế chi tiết hơn: quyền ưu tiên theo thứ tự nào, thời hạn thực hiện quyền bao lâu, giá xác định thế nào khi không thoả thuận được, có cho phép chuyển nhượng cho đối thủ cạnh tranh hay không.

Điều khoản về cách định giá là điều khoản có giá trị nhất và bị bỏ trống nhiều nhất. Khi hai bên đã mâu thuẫn tới mức một người muốn ra đi, việc thoả thuận giá gần như bất khả thi — nên cơ chế định giá phải được chốt từ lúc còn hoà thuận.

3. Số lượng và thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật

Công ty TNHH và công ty cổ phần được có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ phải ghi rõ số lượng, chức danh quản lý, và quyền, nghĩa vụ của từng người.

Đây là chỗ có hậu quả nặng nếu bỏ trống: nếu điều lệ không phân định rõ mà công ty có nhiều người đại diện thì mỗi người đều là đại diện đủ thẩm quyền của công ty trước bên thứ ba — nghĩa là bất kỳ ai trong số họ cũng ký được hợp đồng ràng buộc công ty. Hầu như không doanh nghiệp nào mong muốn kết quả này, nhưng đó là kết quả mặc định.

4. Cơ chế xử lý bế tắc

Công ty hai thành viên chia 50-50 là cấu trúc phổ biến và cũng là cấu trúc dễ tê liệt nhất: hai bên bất đồng thì không quyết định được gì, công ty đứng im trong khi nghĩa vụ vẫn chạy.

Điều lệ có thể đặt trước cơ chế: người thứ ba làm trọng tài nội bộ, cơ chế một bên chào giá và bên kia chọn mua hay bán, hoặc lộ trình giải thể có trật tự. Thiết kế cơ chế này lúc đang vui thì dễ; lúc đã bế tắc thì không ai đồng ý điều gì nữa.

5. Điều kiện và thủ tục họp

Điều kiện tiến hành họp lần một, lần hai, hình thức họp trực tuyến, cách gửi thông báo mời họp, cơ chế lấy ý kiến bằng văn bản. Nghe thủ tục nhưng đây là chỗ phát sinh tranh chấp thật: một cuộc họp bị cho là triệu tập không hợp lệ có thể làm vô hiệu toàn bộ quyết định được thông qua.

6. Phân chia lợi nhuận và quyền của thành viên

Nguyên tắc chung là chia theo tỷ lệ vốn góp, nhưng điều lệ có thể thiết kế khác trong phạm vi luật cho phép — ví dụ gắn một phần với đóng góp về công sức, hoặc quy định điều kiện phân phối lợi nhuận.

Điều lệ và thoả thuận cổ đông

Hai văn bản khác nhau, hay bị nhầm:

Nguyên tắc thực dụng: nội dung nào cần ràng buộc mọi người xuất hiện sau này thì đưa vào điều lệ; nội dung nào là cam kết cá nhân giữa những người sáng lập thì đặt ở thoả thuận riêng.

Ba câu hỏi khi soạn hoặc rà điều lệ

1. Nếu bỏ điều lệ này đi, kết quả có khác không? Nếu không khác, điều lệ chỉ là bản chép luật và chưa làm được việc gì.
2. Khi hai bên bất đồng, điều lệ có đưa ra được lối thoát không?
3. Người vào sau có bị ràng buộc bởi những gì ta đang thoả thuận không? Nếu cần, phải đưa vào điều lệ chứ không để ở thoả thuận riêng.

Điều lệ tốt là điều lệ được đọc lại vào ngày xảy ra mâu thuẫn và người đọc thấy tình huống đó đã được dự liệu. Điều lệ chép luật thì vào ngày đó chỉ dẫn người ta quay lại đúng chỗ bế tắc ban đầu.

Hỏi đáp nhanh

Vì sao không nên dùng mẫu điều lệ chép lại luật?

Vì nếu điều lệ chỉ chép lại các quy định của Luật Doanh nghiệp thì kết quả khi có tranh chấp cũng giống hệt như không có điều lệ. Giá trị của điều lệ nằm ở những chỗ luật viết trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác — đó là nơi pháp luật cho các bên tự thiết kế.

Công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật mà điều lệ không phân định thẩm quyền thì sao?

Mỗi người đều là đại diện đủ thẩm quyền của công ty trước bên thứ ba, nghĩa là bất kỳ ai trong số họ cũng ký được hợp đồng ràng buộc công ty. Đây là kết quả mặc định của luật và hầu như không doanh nghiệp nào mong muốn, nên điều lệ phải ghi rõ số lượng, chức danh và phạm vi quyền của từng người.

Thành viên góp 30% bảo vệ quyền lợi của mình bằng cách nào?

Cách hiệu quả nhất là nâng tỷ lệ biểu quyết cần thiết trong điều lệ cho các nhóm quyết định quan trọng lên trên mức mà bên kia tự đạt được — chẳng hạn bán tài sản lớn, đổi ngành nghề chính, tăng vốn. Không ghi vào điều lệ thì tỷ lệ mặc định của luật áp dụng.

Điều lệ và thoả thuận cổ đông khác nhau thế nào?

Điều lệ là văn bản của công ty, nộp kèm hồ sơ đăng ký, ràng buộc công ty và mọi thành viên kể cả người vào sau. Thoả thuận cổ đông là hợp đồng riêng giữa các bên ký kết, giữ được tính riêng tư và phù hợp cho các cam kết cá nhân như không cạnh tranh hay cam kết ở lại điều hành.

Công ty hai thành viên chia 50-50 nên chuẩn bị gì trong điều lệ?

Nên đặt trước cơ chế xử lý bế tắc: người thứ ba làm trọng tài nội bộ, cơ chế một bên chào giá còn bên kia chọn mua hay bán, hoặc lộ trình giải thể có trật tự. Cùng với đó là cơ chế định giá phần vốn góp khi một bên muốn ra đi — thoả thuận điều này lúc còn hoà thuận thì dễ, lúc đã mâu thuẫn thì gần như bất khả thi.